Zwei Krankmeldungen im Frühdienst, der Wohnbereich ist dünn besetzt, am Ende wird wieder eine Leasingkraft gebucht. Diese Situation kennt fast jede Pflegeeinrichtung. Betriebliche Ausfallkonzepte sollen genau hier ansetzen. Seit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) haben Ausfallkonzepte eine eigene Rechtsgrundlage im SGB XI. Die Umsetzung ist allerdings je nach Bundesland sehr unterschiedlich.

Ein bekanntes Problem mit neuer Rechtsgrundlage

Die Zahl der Pflegebedürftigen steigt, während immer weniger Pflegekräfte zur Verfügung stehen. Hohe Krankenstände, unbesetzte Stellen und eine hohe Teilzeitquote machen Dienstpläne instabil. Die Folgen sind Überstunden, Qualitätsrisiken und teure Leiharbeit. Personalpools und Springerlösungen sind in vielen Häusern daher längst gelebte Praxis. Neu ist, dass der Gesetzgeber sie zum 1. Juli 2023 ausdrücklich sozialrechtlich eingeordnet hat.

Nach § 113c Abs. 2 SGB XI können Einrichtungen eine personelle Ausstattung oberhalb der Personalanhaltswerte vereinbaren, wenn sie dafür einen sachlichen Grund darlegen. Personalpools und vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte hat der Gesetzgeber ausdrücklich als einen solchen Sachgrund benannt. Voraussetzung ist, dass mit ihnen die vereinbarte Personalausstattung bei kurzfristigen Ausfällen oder vorübergehend nicht besetzbaren Stellen sichergestellt wird. Einrichtungen haben damit eine klare Grundlage, entsprechendes Mehrpersonal mit den Pflegekassen zu verhandeln. Ergänzend erlaubt § 75 SGB XI den flexiblen Einsatz von Personal desselben Trägers in mehreren Einrichtungen. Die Absicht des Gesetzgebers ist eindeutig: Statt fremder Leiharbeitskräfte sollen Pflegende einspringen, die Haus und Abläufe kennen. Das stärkt die Dienstplansicherheit und bindet Stammpersonal.

Offen lässt das Gesetz dagegen vieles. Es definiert nicht, was ein Ausfallkonzept genau ist, und sagt nicht, was „kurzfristig“ oder „vorübergehend“ bedeutet. Organisatorische Vorgaben fehlen ebenso wie eine konkrete Refinanzierungssystematik. Die Ausgestaltung liegt damit bei den Einrichtungen und den Partnern der Landesrahmenverträge.

Springerkraft, Springerdienst, Springerpool

In der Praxis lassen sich drei Grundformen unterscheiden. Bei einer Springerkraft arbeitet eine konkret benannte Person ganz oder mit festem Stellenanteil in Springerfunktion und wird dort eingesetzt, wo Bedarf besteht. Beim Springerdienst gibt es keine eigene Springerrolle. Die Ausfallkompensation rotiert im Team. Der Springerpool bündelt mehrere Springerkräfte zu einer Einheit, die flexibel verschiedenen Bereichen oder Häusern zugeteilt wird.

Ein Pool kann innerhalb einer Einrichtung bestehen, trägerweit organisiert sein oder mehrere Gesellschaften einer Unternehmensgruppe umfassen. Je größer der Radius, desto höher die Flexibilität, aber auch der Aufwand. Eine Pflegekraft, die gelegentlich einspringt, macht allerdings noch keinen Springerpool. Gefordert ist eine geplante und organisatorisch verankerte Springerfunktion.

Arbeitsrechtlich muss diese Flexibilität im Vertrag abgebildet sein. Wer Mitarbeitende an wechselnden Standorten einsetzen will, braucht eine passende Versetzungsklausel. Flexible Arbeitszeitanteile lassen sich über Modelle der Arbeit auf Abruf gestalten. Vorsicht gilt bei Personalführungsgesellschaften, die ihr Personal nur an Konzerntöchter abstellen. Hier greift keine Konzernprivilegierung, es handelt sich um erlaubnispflichtige Arbeitnehmerüberlassung.

Die Länder: bisher ein Flickenteppich

Eine Auswertung der 16 Landesrahmenverträge für die vollstationäre Pflege (Stand September 2026) zeigt: Nur Baden-Württemberg, Bayern, Brandenburg, Hessen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein haben eigenständige Regelungen getroffen. Rheinland-Pfalz kennt eine allgemeine Öffnungsklausel. Die Regelungen unterscheiden sich stark. Hessen verlangt etwa eine eigene Kostenstelle, Sachsen-Anhalt arbeitet mit einem verbindlichen Konzeptmuster und prüft sehr genau.

Für alle übrigen Länder gilt dennoch § 113c SGB XI. Ein Ausfallkonzept kann also überall verhandelt werden, bleibt dort aber eine Einzelfallentscheidung.

Bayern als Vorreiter

Deutlich weiter ist Bayern. Mit dem 2. Nachtrag zum Rahmenvertrag vom 2. Februar 2026 (in Kraft seit dem 1. März 2026) gibt es dort ein eigenes Regelwerk. Grundlage war ein Modellprojekt, in dem 2023 und 2024 insgesamt 32 Springerkonzepte in 65 Einrichtungen erprobt wurden.

Zulässig sind Lösungen innerhalb einer Einrichtung ebenso wie einrichtungsübergreifende Konzepte. Leitungspersonal ist als Springerkraft ausgeschlossen. Kern ist die Sonderfunktionsstelle „Ausfallkonzept“, ein pflegegradunabhängiger Zusatzschlüssel von bis zu 1 : 50, besetzt mit einer Pflegefachperson. Springerzulagen und Vergütungen für Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind refinanzierbar, soweit sie wirtschaftlich angemessen sind. Die Organisationsentwicklung wird mit bis zu 250 Euro je Vollzeitkraft und Jahr gefördert. Wer über die Personalobergrenzen hinaus refinanziert werden will, muss die Konzeptentwicklung nachweisen und bei der nächsten Pflegesatzverhandlung eine Erfolgsevaluation vorlegen. Überregionale Poolmodelle sind ausgeschlossen.

Vorreiter heißt in Bayern also nicht einfach großzügig. Das Land schafft Planungssicherheit, verlangt dafür aber Nachweise und eine ehrliche Erfolgskontrolle.

Was Betreiber jetzt tun sollten

Am Anfang steht eine saubere Dokumentation von Ausfällen, Fehlzeiten und Leasingeinsätzen. Ohne diese Daten bleibt jedes Konzept eine Behauptung. Ebenso wichtig ist die Kenntnis des eigenen Landesrahmenvertrags samt ergänzender Hinweise, denn nur so wird klar, welche Refinanzierungswege offenstehen.

Darauf aufbauend braucht es ein Konzept, das zur Größe des Hauses passt. Für kleinere Einzeleinrichtungen ist eine Springerkraft oder ein Springerdienst oft realistischer, Träger mit mehreren Häusern können über einen gemeinsamen Pool nachdenken. Der Kontakt zu den Kostenträgern sollte bereits vor der Pflegesatzverhandlung gesucht werden. Das erhöht die Chancen auf eine Refinanzierungszusage deutlich.

Auch Mitarbeitende sind von Beginn an einzubinden, denn ein Modell, das im Team mitgetragen wird, funktioniert im Alltag. Auch nach der Einführung sollte regelmäßig überprüft werden, ob das gelebte Konzept weiterhin zu den Gegebenheiten vor Ort passt.

Fazit

Ausfallkonzepte sind kein Selbstläufer. Die Regelungen sind vielerorts unklar und die Verhandlungen anspruchsvoll. Trotzdem lohnt sich der Weg. Wer Ausfälle mit eigenem, eingearbeitetem Personal auffängt, gewinnt Stabilität im Dienstplan, entlastet das Team und spart Kosten, die bisher an Leasingfirmen geflossen sind. Voraussetzung ist eine gute Vorbereitung.

Sie überlegen, ein Ausfallkonzept in Ihrer Einrichtung einzuführen und benötigen Hilfe bei Umsetzungs- und Refinanzierungsfragen? Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne.