Ab dem 1. Januar 2025 ist es in Deutschland für alle Unternehmen Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen zu können. Doch während das Empfangen von E-Rechnungen ab diesem Datum verpflichtend wird, gibt es für die Erstellung und das Versenden von E-Rechnungen noch eine Übergangsregelung. Als Ihre Steuerberatungskanzlei möchten wir Sie frühzeitig über diese Neuerungen informieren und Sie dabei unterstützen, sich optimal darauf vorzubereiten.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Datenformat erstellt ist, das alle notwendigen Rechnungsangaben in strukturierter elektronischer Form beinhaltet. Dies bedeutet, dass sie von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann, ohne manuelle Eingaben. Häufig genutzte Formate sind die X-Rechnung oder ZUGFeRD 2.0 (ein hybrides Format, das XML-Daten mit einem PDF vereint).

Eine als einfache PDF-Datei oder als Papierdokument versendete Rechnung erfüllt diese Voraussetzungen nicht.

Wer ist betroffen?

• Empfang von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen und umsatzsteuerlichen Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dies betrifft sowohl kleine als auch große Unternehmen, unabhängig von der Branche. Auch eine Privatperson, die eine Wohnimmobilie vermietet, ist umsatzsteuerlicher Unternehmer – häufig ohne sich dessen selbst bewusst zu sein.

• Ausstellen von E-Rechnungen

Die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung betrifft im Wesentlichen nur die Abrechnung von Leistungen, die der Unternehmer an andere Unternehmer erbringt – sogenannte B2B-Leistungen.

Während der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend wird, gibt es für den Versand von Ausgangsrechnungen als E-Rechnung eine Übergangsregelung. Diese besagt, dass Unternehmen nicht sofort auf das Format der E-Rechnung umstellen müssen, sondern dies in einer Übergangszeit tun können.

Konkret heißt das: Unternehmen haben ab dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, ihre Rechnungen auf das Format der E-Rechnung umzustellen. Während dieser Übergangszeit können Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 wird dann auch das Ausstellen von E-Rechnungen grundsätzlich für alle Unternehmer bei B2B-Leistungen verpflichtend.

Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind Leistungen, die die nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG umsatzsteuerfrei sind. So sind beispielweise Altenpflegeeinrichtungen oder Kliniken von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit, soweit mit der Rechnung umsatzsteuerfreie Leistungen abrechnet werden. Sofern eine solche Einrichtung ausnahmsweise umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistungen erbringen sollte, ist darüber wiederum eine E-Rechnung auszustellen.

Welchen Hintergrund hat die Einführung der E-Rechnung?

Mit der Einführung der E-Rechnung werden vom Gesetzgeber insbesondere folgende Ziele verfolgt.

• Erhöhung der Steuertransparenz: Steuerbehörden können E-Rechnungen automatisch verarbeiten, was zu einer besseren Kontrolle und Aufdeckung von Steuerbetrug führt.
• Vereinfachung der steuerlichen Prüfungen: Durch die Digitalisierung von Rechnungen werden Steuerprüfungen schneller und effektiver.

Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet neben der Erfüllung gesetzlicher Erfordernisse auch Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Die digitale Rechnungsstellung automatisiert viele Prozesse und spart damit Zeit und Kosten.
• Fehlerminimierung: Manuelle Eingabefehler werden aufgrund der automatisierten Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten vermieden.
• Archivierung: Die digitale Archivierung kann automatisch erfolgen, spart Platz und sichert die dauerhafte Lesbarkeit der Dokumente.
• Nachhaltigkeit: E-Rechnungen tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und sind damit umweltfreundlicher.

Welche Anforderungen gelten für E-Rechnungen?

Damit Ihre E-Rechnungen anerkannt werden, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Maschinenlesbares Format: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, digitalen Format wie X-Rechnung oder ZUGFeRD 2.0 vorliegen.
• Pflichtangaben: Alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen, wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Steuernummer und Leistungsbeschreibung, müssen korrekt und vollständig angegeben werden.
• Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen in einem elektronischen Archiv gespeichert werden, sodass sie jederzeit für steuerliche Prüfungen zur Verfügung stehen.

Fazit: E-Rechnungen als Chance für Ihr Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt eine wichtige Veränderung für viele Unternehmen dar, bietet aber gleichzeitig zahlreiche Chancen. Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von Rechnungen, reduziert Fehler und spart langfristig Zeit und Kosten.

Als Ihre Steuerberatungskanzlei möchten wir Sie im Umstellungsprozess unterstützen, damit Sie die Herausforderung E- Rechnungen optimal umsetzen können.

Setzen Sie sich frühzeitig mit uns in Verbindung, damit wir gemeinsam die besten Lösungen für Ihre E-Rechnungsstrategie finden. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihr Unternehmen die Digitalisierung erfolgreich meistert!