Steigende Kosten, härtere Kostenträger, neue Nachweispflichten und ein möglicher Lichtblick am Horizont. Ein Überblick über die aktuellen Entwicklungen bei Pflegesatzverhandlungen und was Einrichtungen jetzt konkret tun sollten.

Der Markt ist unter Dauerdruck

Die Pflegebranche wächst. Und ein Blick in die Zukunft zeigt klar, dass der Markt stetig weiterwachsen wird. Gleichzeitig steht die Branche unter Dauerdruck. Die Eigenanteile steigen spürbar schneller als in den Vorjahren, gleichzeitig registrieren wir eine zunehmende Häufung von Trägerwechseln, Insolvenzen oder Schließungen. Zusätzlich verschärfen die langen Zahlungsfristen der Sozialhilfeträger die Liquiditätslage der Einrichtungsträger. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Kosten schneller steigen, als sie sich derzeit refinanzieren lassen.

Diese Problematik spiegelt sich unmittelbar in der Verhandlungspraxis wider, und zwar höchst unterschiedlich je nach Region. In manchen Bundesländern sind Verhandlungen mittlerweile so verhärtet, dass Schiedsstellenanrufungen fast zum Standardverfahren geworden sind. In anderen prüfen Kostenträger inzwischen nahezu jede einzelne Position. Und selbst dort, wo Verhandlungen lange Zeit vergleichsweise kooperativ liefen, hat sich das Bild vielerorts gedreht. Erste Angebote führen inzwischen nicht selten zu Absenkungen gegenüber dem Status quo.

Drei Verhandlungslogiken – eine Konstante

Wer verstehen will, warum sich Verhandlungen so unterschiedlich anfühlen, sollte die dahinterliegende Logik des jeweiligen Kostenträgers erkennen. In der Praxis lassen sich aktuell drei Muster beobachten. Manche Kostenträger verhandeln rein kostensteigerungsorientiert und schauen fast ausschließlich auf die beantragte Veränderung. Andere führen eine intensive Plausibilitätsprüfung der gesamten Kostenbasis durch. Und eine dritte Gruppe orientiert sich vorrangig am externen Vergleich. In der Konsequenz werden selbst nachgewiesene Kosten nicht refinanziert, wenn sich diese nicht über den Vergleich mit anderen Einrichtungen abbilden lassen.

So unterschiedlich diese Taktiken auch sind, gilt rechtlich eine Konstante, die Einrichtungen für sich nutzen können. Das Bundessozialgericht hat klargestellt, dass Pflegesätze dann als leistungsgerecht gelten, wenn die voraussichtlichen Gestehungskosten nachvollziehbar und plausibel dargelegt werden und zugleich eine angemessene Gewinnchance berücksichtigt wird. Wer diese Bausteine sauber dokumentiert, steht in jeder der drei Verhandlungslogiken auf festem Boden.

Neue Nachweispflichten, neue Fallstricke

Neben den mühsamen Verhandlungen kommt verschärfend hinzu, dass Träger die bei der Pflegesatzvereinbarung zugrunde gelegten Gehälter jederzeit nachweisen können müssen. Dabei werden in der Praxis gerne zwei Verfahren vermischt, die eigentlich nichts miteinander zu tun haben. Auf der einen Seite steht das gesetzlich geregelte Nachweisverfahren nach § 84 Abs. 7 SGB XI, auf der anderen Seite die allgemeine Plausibilitätsprüfung prospektiver Personalkosten im Rahmen einer normalen Pflegesatzverhandlung. Ein Nachweis über die tatsächlich gezahlten Personalkosten der vergangenen Monate sagt schlicht nichts darüber aus, ob die für die Zukunft kalkulierten Personalkosten plausibel sind. Das eine blickt zurück, das andere nach vorn, und beide Fragen sollten strikt voneinander getrennt werden. Die wichtigsten Grundlagen dazu habe wir in unserem Blogbeitrag „Nachweisverfahren § 84 Abs. 7 SGB XI“ zusammengefasst.

Auch beim Thema Tariftreue hat sich zuletzt einiges getan. Der Referentenentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) hatte noch eine vollständige Aussetzung der Tariftreueregelung nach § 72 Abs. 3g SGB XI vorgesehen. Der inzwischen vom Kabinett beschlossene Entwurf fällt deutlich differenzierter aus. Die Tariftreue bleibt grundsätzlich Zulassungsvoraussetzung, ihre wirtschaftliche Anerkennung wird für einen befristeten Zeitraum aber je nach Entlohnungskategorie unterschiedlich behandelt. Ob und in welcher Form das tatsächlich so kommt, entscheidet sich erst im parlamentarischen Verfahren. Alle Details haben wir in unserem Blogbeitrag zum zweiten Entwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes zusammengefasst.

Ein Lichtblick: das BEEP-Gesetz

Nicht alles läuft gegen die Einrichtungen. Mit dem neuen BEEP-Gesetz ist ein handfester Vorteil verbunden. Kostenträger müssen die Vergleichsdaten, die sie bei Verhandlungen heranziehen, offenlegen. Der externe Vergleich wird weiterhin, trotz zuvor verlangter, umfangreicher Einzelnachweise, oft als Totschlagargument der Kostenträger verwendet. Nutzen Sie gerade deshalb den Hebel diese Vergleichswerte aktiv einzufordern!

Ausblick: Wird der Gewinnzuschlag neu bewertet?

Ein Thema, das Träger in den kommenden Monaten intensiv beschäftigen dürfte, ist die Frage nach einer angemessenen Höhe des Gewinnzuschlags. Hierzu gibt es jetzt eine belastbare Antwort. Die im September 2026 veröffentlichte Studie „Unternehmerwagnis in der Pflege: Studienupdate 2026“ des IEGUS-Instituts empfiehlt eine Umsatzrendite von 5,5 % vor Steuern als angemessene Vergütung des allgemeinen Unternehmerwagnisses. Und zwar sowohl für stationäre Einrichtungen als auch für ambulante Dienste. Besonders bemerkenswert ist, dass zwei methodisch unabhängige Herleitungswege zu demselben Ergebnis kommen. Für Träger ist das ein wichtiges Argument für Verhandlungen.

Voraussetzung bleibt stets, dass die Gestehungskosten belastbar und nachvollziehbar belegt werden können.

Was Einrichtungen jetzt tun sollten

1. Kostensteigerungen sollten nicht pauschal, sondern immer konkret begründet werden.
2. Entgeltstrukturen sind sauber zu dokumentieren, um im Nachweisverfahren nicht angreifbar zu sein.
3. Die Kalkulation sollte frühzeitig und nicht erst kurz vor der 6-Wochen-Frist vorbereitet werden.
4. Risiken, insbesondere einrichtungsindividuelle, gehören systematisch erfasst.
5. Die neue Transparenzpflicht der Kostenträger aus dem BEEP-Gesetz sollte aktiv eingefordert werden.
6. Pflegesätze passen sich nicht von selbst an gestiegene Kosten an. Eine regelmäßige Neuverhandlung ist unerlässlich.

Der Aufwand mag steigen. Doch mit einer fundierten Vorbereitung und dokumentierten Risiken bleibt eine kostendeckende und zukunftsfähige Refinanzierung durch Pflegesatzverhandlungen auch weiterhin möglich.

Haben Sie Fragen zu den Änderungen im Pflegesatzverfahren oder möchten Sie Ihre Verhandlungsstrategie auf die neuen Anforderungen abstimmen? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.