Änderungen ab 01.01.2026 durch das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege

Mit dem Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege hat der Gesetzgeber zum 01.01.2026 verschiedene Änderungen im Pflegesatzverfahren in Kraft gesetzt. Die Neuerungen zielen darauf ab, Verhandlungen transparenter und effizienter zu gestalten, die Konfliktlösung zu beschleunigen und Pflegeeinrichtungen eine zügigere Finanzierung ihrer Aufwendungen zu ermöglichen. Im Folgenden stellen wir die drei zentralen Änderungen vor.

1. Transparenzpflicht beim externen Vergleich

Bisherige Praxis und ihr Problem

Im Rahmen der abschließenden Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit werden die Pflegessätze und Entgelte für Unterkunft und Verpflegung auf Basis der Gestehungskosten zuzüglich eines angemessenen Gewinnzuschlages mit vergleichbaren Einrichtungen verglichen (externer Vergleich). In der Praxis scheiterte dieser Prüfungsschritt bislang häufig daran, dass Kostenträger Vergleichsdaten grundsätzlich verweigerten oder die vorgelegten Daten keine hinreichende Plausibilität und Vergleichbarkeit aufwiesen.

Die Neuregelung

Durch den gesetzlichen Zusatz, dass Vergleichsdaten transparent darzustellen sind, stellt der Gesetzgeber klar: Die Kostenträger sind verpflichtet, die entsprechenden Daten nachvollziehbar und überprüfbar offenzulegen – und zwar bereits im Rahmen der Pflegesatzverhandlungen, nicht erst vor der Schiedsstelle gemäß § 76 SGB XI. Dies stärkt die Verhandlungsposition der Einrichtungsträger und dürfte künftig eine häufig genutzte Hinhaltetaktik der Kostenträger unterbinden.

2. Gemeinsamer Antrag auf Schiedsstellenfestsetzung vor Fristablauf (§ 85 Abs. 5 SGB XI)

Bisherige Regelung

Nach bisheriger Rechtslage konnte die Schiedsstelle gemäß § 76 SGB XI frühestens nach Ablauf von sechs Wochen nach der schriftlichen Aufforderung zu Pflegesatzverhandlungen angerufen werden, sofern bis dahin keine Einigung erzielt wurde.

Die Neuregelung

Neu ist nun die Möglichkeit, dass alle Vereinbarungsparteien gemeinsam einen Antrag bei der Schiedsstelle bereits vor Ablauf der sechswöchigen Frist stellen können. Ziel ist eine schnellere Konfliktlösung bei festgefahrenen Verhandlungen.

Kritische Einschätzung

In der Praxis dürfte diese Option nur begrenzt Wirkung entfalten. Zum einen setzt sie einen gemeinsamen Antrag – also die Bereitschaft aller Parteien – voraus. Zum anderen lassen die aktuellen Verfahrensdauern vor der Schiedsstelle Zweifel aufkommen, ob eine frühere Anrufung tatsächlich zu einer wesentlich zügigeren Entscheidung führen wird. Die Regelung ist damit eher als Verfahrensoption denn als verlässliches Beschleunigungsinstrument zu bewerten.

3. Neue Verfahrensleitlinien für Vergütungsverhandlungen (§ 86a SGB XI)

Die wohl weitreichendste Neuerung ist die Einführung verbindlicher Verfahrensleitlinien für die Vergütungsverhandlungen und -vereinbarungen. Ziel des neuen § 86a SGB XI ist es, das Vereinbarungsverfahren insgesamt zu erleichtern, transparenter zu gestalten und Pflegeeinrichtungen eine zeitnahe Finanzierung ihrer Aufwendungen zu ermöglichen.

Verbindlicher Verfahrensablauf

§ 86a SGB XI schreibt für die Durchführung von Pflegesatzverhandlungen künftig folgende Schritte vor:

1. Die Aufforderung zu Pflegesatzverhandlungen muss rechtzeitig vor Beginn des angestrebten Pflegesatzzeitraumes an die Kostenträger-Vertragsparteien gerichtet werden.
2. Die Kostenträger-Vertragsparteien müssen umgehend eine verbindliche Ansprechperson benennen und diese dem Träger unverzüglich Diese Person kann auch mit einer Vollmacht für den schriftlichen Vertragsabschluss ausgestattet werden, um das Unterschriftenverfahren zu beschleunigen.
3. Nachweisforderungen zur Plausibilität sind zeitnah nach Antragseingang zu stellen und vom Träger entsprechend zu bedienen.

Inhaltliche Anforderungen an Pflegesatzvereinbarungen ab 01.01.2026

Die einer Pflegesatzvereinbarung zugrunde gelegten Annahmen und Werte sind künftig verbindlich zu hinterlegen oder auszuweisen – entweder in der Vereinbarung selbst oder in einem Ergebnisprotokoll. Dies betrifft insbesondere:

• die prospektiv erwarteten Personal- und Sachaufwendungen,
• die prospektive Bewohnerstruktur sowie
• die berücksichtigten Personalmengen.

In der Praxis dürften diese Anforderungen in den meisten Bundesländern bereits erfüllt sein. Einzelne Länder werden jedoch ihre Verhandlungsstrategie und -dokumentation entsprechend anpassen müssen.

Veröffentlichung von Bundesempfehlungen bis 01.10.2026

Bis zum 01.10.2026 sind auf Bundesebene Empfehlungen zu folgenden Themenbereichen zu veröffentlichen:

1. Anforderungen an geeignete Nachweise nach § 85 Abs. 3 SGB XI zur Darlegung der voraussichtlichen Personal- und Sachaufwendungen, einschließlich Musterformulare;
2. geeignete Formen zur Hinterlegung oder zum Ausweis der zugrunde gelegten Personal- und Sachaufwendungen sowie Ausgangswerte;
3. Methoden für vereinfachte Anpassungsverfahren einschließlich geeigneter Parameter und Orientierungswerte bei der Vereinbarung von Pauschalen;
4. Berücksichtigung nicht anderweitig gedeckter Aufwendungen sowie von Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich Tätige;
5. Handreichungen zum Umgang mit aktuellen Herausforderungen bei den Vereinbarungsverfahren.

Diese Bundesempfehlungen sind für Pflegekassen und Pflegeeinrichtungen grundsätzlich unmittelbar verbindlich. Die Vertragsparteien der Landesrahmenverträge können ihre Rahmenverträge auf Basis dieser Empfehlungen überprüfen und bei Bedarf auch davon abweichende landesspezifische Festlegungen treffen.

Unsere Handlungsempfehlungen

Die Änderungen eröffnen Pflegeeinrichtungen neue Möglichkeiten, ihre Verhandlungsposition zu stärken. Wir empfehlen:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufforderung zu Pflegesatzverhandlungen rechtzeitig vor dem gewünschten Pflegesatzzeitraum ergeht. Hierbei sollten Sie zeitnah die bisher übliche 6-Wochen-Frist auf mindestens 8 Wochen erhöhen. Die neuen Verfahrensleitlinien nach § 86a SGB XI machen eine vorausschauende Terminplanung noch wichtiger als bisher.
• Fordern Sie Vergleichsdaten beim externen Vergleich konsequent und nachvollziehbar ein. Mit der neuen Transparenzpflicht haben Sie eine gesetzliche Grundlage, um vage oder unvollständige Angaben der Kostenträger zurückzuweisen.
• Bereiten Sie Ihre Verhandlungsunterlagen entsprechend der inhaltlichen Anforderungen des § 86a SGB XI vor: Halten Sie prospektive Personal- und Sachaufwendungen, Bewohnerstruktur und Personalmengen dokumentiert bereit.
• Beobachten Sie die Bundesempfehlungen, die bis zum 01.10.2026 veröffentlicht werden sollen. Diese werden insbesondere für die Frist zur Aufforderung, die Nachweisanforderungen und für mögliche vereinfachte Anpassungsverfahren praktische Bedeutung erlangen.

Haben Sie Fragen zu den Änderungen im Pflegesatzverfahren oder möchten Sie Ihre Verhandlungsstrategie auf die neuen Anforderungen abstimmen? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.