Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, entfällt. Was das konkret bedeutet und wie Sie sich gut vorbereiten, fassen wir hier für Sie zusammen.

Was sind Entgeltunterlagen?

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet Arbeitgeber, für jede beschäftigte Person Entgeltunterlagen zu führen. Aus ihnen muss nachvollziehbar hervorgehen, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt und wie die Sozialversicherungsbeiträge berechnet wurden. Diese Unterlagen sind die Grundlage für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.

Was ändert sich ab 2027?

Keine Befreiung mehr: Bisher konnten sich Arbeitgeber auf Antrag von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht ohne Ausnahme.

Wer ist betroffen? Alle Arbeitgeber, die von der Deutschen Rentenversicherung geprüft werden, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Welche Anforderungen gelten?

Die technischen Details regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

1.  Ablage auf dem Laufwerk reicht nicht: Eine einfache Sammlung von PDF-Dateien auf einem internen Laufwerk erfüllt die Vorgaben des § 8 Abs. 2 BVV in der Regel nicht. Die Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bereitgestellt werden können.
   
   
2. Orts- und systemunabhängig lesbar: Die Dateien müssen unabhängig von Ort und verwendetem System aufgerufen werden können. 
   
   
3. Zulässige Dateiformate: Deshalb sind nur die Formate PDF, JPG, BMP, PNG und TIFF erlaubt. 
   
   
4. Ein Dokument pro Datei: Mehrere Unterlagen dürfen nicht in einer Datei gebündelt werden. 
   
   
5. Eindeutige Dateinamen: Aus dem Dateinamen müssen die beschäftigte Person und der Zeitraum klar erkennbar sein, auch für die Prüferin oder den Prüfer. Der Dateiname darf höchstens 64 Zeichen lang sein und keine Umlaute, Sonderzeichen, Punkte, Kommas oder Leerzeichen enthalten.
   
   
6. Papierdokumente digitalisieren: Unterlagen, die in Papierform eingehen, sind in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originale müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufbewahrt werden, sofern andere gesetzliche Vorschriften keine längeren Fristen vorsehen. 

Was droht bei Verstößen?

Werden die Anforderungen nicht erfüllt, kann die Betriebsprüfung nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Im Ernstfall drohen Bußgelder.

Die gute Nachricht

Unterlagen aus Zeiträumen vor Beginn der Pflicht müssen nicht rückwirkend digitalisiert werden. Wir empfehlen dennoch, ältere Unterlagen für einen gewissen Zeitraum nachträglich zu digitalisieren. Das erleichtert künftige Prüfungen und sorgt für einheitliche Abläufe.

Unser Tipp: Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis zum Jahreswechsel, um Ihre Abläufe anzupassen. Sprechen Sie uns gern an, wir unterstützen Sie bei der Umstellung.