BAG Urteil vom 28.01.2025 Az. 9 AZR 48/24

Durch die zunehmende Digitalisierung wächst der Trend zur Digitalisierung von Abläufen in Unternehmen, z.B. über die Bereitstellung digitaler Gehaltsabrechnungen über ein Online-Mitarbeiterportal. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern sorgt auch durch den Wegfall von Drucken, Kuvertieren und Verteilen für eine erhebliche Entlastung der Personalabteilung. Auch Arbeitnehmer profitieren von den digital zur Verfügung gestellten Abrechnungen: Die Gehaltsnachweise müssen nicht mehr in Ordnern oder Schubladen verstaut und im Bedarfsfall mühsam gesucht werden, da die Möglichkeit besteht, die Gehaltsabrechnungen über ein Online-Mitarbeiterportal abzurufen und direkt digital abzuspeichern oder privat auszudrucken und abzuheften.

Die Mitarbeiterin eines Lebensmitteldiscounts-Marktes in Niedersachsen wehrte sich jedoch gegen eine digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen durch den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber hatte zuvor mit dem Konzernbetriebsrat eine Vereinbarung getroffen, welche die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs in Form eines Onlineportals regelte, in dem alle Personaldokumente nach einer Übergangsfrist ausschließlich digital bereitgestellt werden sollten. Die Mitarbeiterin forderte in ihrer Klage, dass die Abrechnungen nicht nur digital zur Verfügung gestellt werden. Sie argumentierte, dass sie der Nutzung des digitalen Postfachs nicht zugestimmt habe. Die Gehaltsabrechnungen würden somit nicht erteilt, solange sie nur digital in ihr Mitarbeiterpostfach eingestellt werden würden.

Dieser Argumentation folgte das Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 28.01.2025 (Az. 9 AZR 48/24) nicht. Das Bundesarbeitsgericht stellte fest, dass es keinen Anspruch auf eine Abrechnung in Papierform gibt. Der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel erklärte, dass die gesetzliche Verpflichtung zur Erteilung einer Gehaltsabrechnung in Textform gemäß § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung auch durch digitale Abrechnungen, welche in einem Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden, erfüllt wird. Es reicht demnach aus, dass ein digitales Mitarbeiterportal eingerichtet wird, in welchem die Gehaltsabrechnungen bereitgestellt werden und auf das der Mitarbeiter durch ein Endgerät zugreifen kann. Lediglich in den Fällen, in denen ein Arbeitnehmer keine Möglichkeit hat, über ein privates Endgerät Zugriff auf die im digitalen Mitarbeiterpostfach hinterlegten Dokumente zu nehmen, hat der Arbeitgeber zu ermöglichen, dass der betroffene Arbeitnehmer die Unterlagen am Arbeitsplatz einsehen und ausdrucken kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat allerdings in seinem Urteil den Datenschutz nicht in den Blick genommen. Wenn der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass einzelne Arbeitnehmer die Möglichkeit erhalten, Abrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken, weil sie kein eigenes Endgerät haben, um auf das Mitarbeiterpostfach zuzugreifen, dann muss zur Wahrung des Datenschutzes zugleich sichergestellt werden, dass die von einem Arbeitnehmer gedruckte Abrechnung nicht in fremde Hände gerät.

Hierfür gibt es bei einigen Druckergeräten beispielsweise die Möglichkeit, den Druckauftrag von einem Gerät an den Drucker abzugeben, ohne ihn unmittelbar auszuführen. Der Druckauftrag wird dabei zunächst an ein Postfach des Druckers versendet und kann nur dann ausgelöst werden, wenn der Auftraggeber am Drucker unter Eingabe eines Kennwortes den versendeten Druckauftrag freigibt. So ist sichergestellt, dass derjenige, der die Gehaltsabrechnung drucken möchte, auch in dem Moment, in dem die Abrechnung gedruckt wird, selbst am Drucker steht und diese entgegennehmen kann.

Zusätzlich muss beachtet werden, dass die Druckaufträge auf einer Festplatte des Druckers gespeichert werden. Daher muss sichergestellt werden, dass die Festplatte des Druckers bei Abgabe des Gerätes sicher gelöscht wird.  

Sofern die Arbeitnehmer auf ihre Gehaltsabrechnungen im Mitarbeiterportal durch ein privates Endgerät zugreifen und die Gehaltsabrechnungen auf einem privaten Endgerät speichern, sind die Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich, dass die eingesetzten Endgeräte vor Zugriffen und Einblicken Dritter ausreichend gesichert sind. 

Wenn Ihr Unternehmen eine Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnungen anstrebt, steht Ihnen der zuständige Lohnsachbearbeiter der HKB- Steuerberatungsgesellschaft jederzeit zur Verfügung. Wir unterstützen Sie zudem gerne bei der Einrichtung eines Online-Portals.